A Boolanga beszerzési és pénzügyi folyamatai hosszú ideig kizárólag manuális adatfeldolgozásra épültek, így túlságosan időigényes és emberi hibákra hajlamos volt. A beszerző csapat Google Sheets táblázatokban rögzítette a rendeléseket és a hozzájuk tartozó számlákat, míg a pénzügyi csapat ezeket manuálisan gyűjtötte össze, majd rögzítette a Xero könyvelési rendszerben.
A folyamat rengeteg monoton, duplikált munkára valamint kézi adatbevitelre és ellenőrzésre épült. Ráadásul, mivel a szállítók különböző számlasablonokat használtak, az adatstruktúrák sem voltak egységesek, ez pedig tovább nehezítette a feladatokat.
A projekt célja világos volt, a számlafeldolgozás automatizálása, úgy, hogy megőrizzük az emberi kontrollt és adatbiztonságot. A cél elérése érdekében egy olyan AI számlafeldolgozó megoldást hoztunk létre, amely egyszerre gyorsítja és automatizálja a számlák feldolgozását, csökkenti a hibaarányt, és közvetlenül integrálódik a vállalat meglévő rendszereibe.
A MI megoldásunk: AI a pénzügyi folyamatokban
Megoldásunk központi eleme egy AI-alapú dokumentumfeldolgozó és workflow-automatizációs rendszer, melynek célja, hogy a beérkező számlákból kinyerje a legfontosabb adatokat, azokat kiegészítse a vállalat adatbázisából, majd a könyvelési rendszerben előkészítse a pénzügyi rögzítést.
A technológiai háttér: Google Cloud infrastruktúra
A megoldásban egyesül több modern, AI és felhőalapú komponens:
A fejlesztés technológiai alapját a Google Document AI, az n8n automatizációs platform, valamint a cég belső ellátásilánc-menedzsment adatbázisa (továbbiakban: SCM) és a Xero integrációja alkotja.
A Google Document AI egy egyedileg betanított modellt használ, amely képes a számlákon található adatmezők automatikus felismerésére és strukturált formában történő visszaadására. A rendszer alapját a Google legfrissebb verziójú AI-modellje adja, amely magas pontosságot biztosít a változatos formátumú számlák feldolgozásakor.
Az adatáramlást és az integrációs logikát az n8n platform vezérli, amely a különböző szolgáltatások közötti kommunikációt automatizálja. Az SCM API a beszerzési és projektadatok lekérdezéséért felel, míg a Xero API gondoskodik arról, hogy a feldolgozott adatokból automatikusan draft (azaz jóváhagyásra váró) számlák jöjjenek létre a könyvelési rendszerben.
A megoldás Google Cloud infrastruktúrán fut, ami biztosítja a rendszer megbízhatóságát, skálázhatóságát és folyamatos elérhetőségét.
A működési folyamat:
- A modell kinyeri a számlán található kulcsfontosságú adatokat, amik a rendeléshez tartoznak, mint az azonosítók, mennyiségek és egységárak.
- Azokat a mezőket, amik nem szerepelnek a számlán az n8n workflow az SCM API segítségével tölti ki.
- Az eredmény egy olyan strukturált adatcsomag, amely összeköti a beszerzés, a pénzügy és a könyvelés folyamatait. Képes draft számlákat létrehozni a Xero-ban és be integrálható bármely belső rendszerbe.
- A megoldás így összeköti a beszerzés, a pénzügy és a könyvelés folyamatait
Az eredmény: Hatékonyabb pénzügyi folyamatok
Az átadott megoldás jelentősen növeli a Boolanga pénzügyi folyamatainak hatékonyságát. A mesterséges intelligencia képes a beérkező számlákból a kulcsadatokat magas pontossággal kinyerni és azokat olyan strukturált formátumban visszaadni, amely kompatibilis a Boolanga meglévő rendszereivel, így a korábbi manuális adatbevitel szükségessége drasztikusan csökken. A Xero integráció működése révén a feldolgozott adatok automatikusan draft számlaként kerülnek be a könyvelési rendszerbe, így a pénzügyi csapat kényelmesen ellenőrizheti és véglegesítheti azokat.
A mesterséges intelligencián alapuló megoldás megbízhatóan kezeli a különböző szállítói sablonokat, a több részletben történő fizetéseket és az eltérő dokumentumstruktúrákat is. Ennek eredményeként a pénzügyi feldolgozás folyamata érezhetően felgyorsul.
Külön említésre méltó, hogy az automatizált rendszer nem kiváltotta az emberi felügyeletet, hanem kiegészítette azt. A monoton, ismétlődő feladatokat automatikusan elvégzi, miközben a kritikus döntési pontokban továbbra is biztosítja a manuális ellenőrzés lehetőségét. Ezáltal a megoldás egyszerre növeli a hatékonyságot és az adatbiztonságot, miközben megőrzi az üzleti folyamatok rugalmasságát.
Összegzés
A projekt megmutatta, hogyan válhat a mesterséges intelligencia valós üzleti értékké a pénzügyi működésben. A fejlesztett megoldás a Boolanga számára egy modern, AI-vezérelt adatfeldolgozási infrastruktúrát teremtett, amely a korábban manuális, hibalehetőségekkel teli pénzügyi adminisztrációt egy átlátható, automatizált folyamattá alakította.
Az AI számlafeldolgozás révén a cég nemcsak gyorsabb és pontosabb adminisztrációt ért el, hanem olyan digitális infrastruktúrát hozott létre, amely képes továbbfejlődni és alkalmazkodni a vállalat növekvő igényeihez.
Ez nem csupán egy technológiai fejlesztés volt, hanem az automatizált könyvelés és pénzügyi digitalizáció új szintje.
